同步Google日曆與Notion，打造完美行事曆

Google行事曆是很多人工作或安排共享行程的中心，因此當Notion API功能上線後，我最期待的就是把我的Google行事曆和Notion每日待辦清單連起來，省去許多重複輸入的時間!

在這篇文章中，我會一步步地帶你設定Zapier，將Google行事曆更新到Notion上。你會學到: (可快速點選連結)

? 如果你還不知道Notion API是什麼，強烈建議先閱讀此文章: 你今天NOTION API了嗎? API是什麼、好處與應用，一次講給你聽!

? 如果你還沒有Zapier帳號，可以按照這篇文章的教學，先把Notion與Zapier接上線: 簡單三步驟，開啟NOTION API大門! 成功與ZAPIER & AUTOMA.IO接上線

? 在接下來的文章中，我會以這篇文章中的Notion每日待辦清單樣板為基礎，來設定API相關的內容: 週與日 計劃篇 || 如何用 NOTION打造你的2021子彈筆記?

等不及了嗎?

那我們就開始吧!

一、Notion API - 利用Zapier，同步「新增」的Google行事曆活動到Notion

• 目的: 只要Google行事曆有新增的內容，都會直接同步到Notion待辦清單中

• 流程: 設定Google行事曆的觸發條件 —> 設定Notion接收資訊的內容

步驟一: 選擇你要同步的app - Google 行事曆，並設定觸發同步的動作與內容。

1. 選擇 Google行事曆，選擇 Event start 。

• 這裡是用行事曆的開始時間(Event Start)來驅動，主要是因為我會用同一個API，來設定重複事項清單 (Recurring task)，例如每個禮拜的例行內部會議。
• 如果你沒有「例行重複事項清單 (Recurring task)」 的需求，則可以選擇 New event，同步速度還比較快

2. 連結你的Google行事曆帳號

3. 設定觸發同步的條件

• 選擇你要同步的行事曆內容

• 設定你要同步多久內的行事曆: 下圖我是選擇8週內 (即2個月)。

• 舉例來說，你每週一都有一個內部例行會議的行事曆，今天是6/20，因此在8/20內的例行會議行事曆都會同步到你的Notion中。而8/20以後的，則待會議時間為8週內才會同步更新。

  

4. 設定測試案例

• 在你按下Test trigger前，可以先去你的Google行事曆建立一個測試的活動，以便後續測試API是否有測試成功。

5. 確認API的測試活動是你想要的內容。

• 若系統一開始抓的活動不是你想要測試的，可以點選Event A區塊，更新活動資料。

二、設定同步到Notion的資料

1. 選擇Notion，並點選在Notion的觸發機制: Create database item

• create database item的意思為: 當步驟一的Google行事曆內有新增活動時，便會在Notion的指定database創立一個新的內容

2. 選擇你的Notion帳號，並將你想要更新的Notion database權限分享給Zapier

• 若還不知道要怎麼將Zapier與Notion連動，可以參考以下文章: : 簡單三步驟，開啟NOTION API大門! 成功與ZAPIER & AUTOMA.IO接上線

• 以下圖為例，我希望Google行事曆的內容，可與我的Notion每日待辦清單連結，因此便將該Notion database 分享權限與Zapier

3. 選擇你想要更新的Notion database (ex. 剛剛分享的「待辦清單」)，並設定Google行事的哪些資訊要同步給Notion待辦清單中的哪些欄位。

• 《待辦行動》:
  在Notion的待辦清單中，我只有留一個欄位放時間 (即行動日)。為了要能顯示活動完整的開始與結束時間，因此我將活動名稱(Summary)與開始(Start Time Pretty)和結束時間(End Time Pretty)資訊，一起放在待辦行動欄位，方便快速瀏覽

• 《優先順序》:
  選擇標上「Google行事曆」的標籤，讓我知道此行程是由Google日曆同步過來的

• 《G行事曆連結》: 
  為了讓接下來的「更新」與「刪除」Google行事曆活動到Notion API能順利運作，因此我新增這個欄位在待辦清單中，並同步Google 日曆的HTML Link資料到此欄位

• 《行動日》:
  同步活動開始時間 (Event Begin)

• 《Content》:
  在Notion的頁面中，我會同步會議視訊連結 (Hangout link)、會議地點 (Location)、和會議說明 (Description)

4. 測試並開啟API

• 測試成功後，點選下方: Ready to turn your Zap on? ，開啟API

5. 來到Notion待辦清單database，就可看到剛更新的Google行事曆活動了! 點選開頁面，也可看到會議連結、地點與說明內容

二、Notion API - 利用Zapier，同步「更新」的Google行事曆活動到Notion

• 目的: 若Google行事曆的內容有更新 (ex. 會議名稱、時間、或內容)，都會在Notion找到當初創建的待辦事項，同步更新資料

• 流程: 設定Google行事曆的觸發條件 —> 找到當初在Notion創建的待辦事項 —> 設定Notion需更新資訊的內容

  • 若沒有步驟二，則只要Google有更新，就會「新」建立一條待辦事項在Notion中，這並不是我們想要的情境

步驟一: 選擇你要同步的app - Google 行事曆，並設定觸發同步的動作與內容

1. 選擇 Google行事曆，選擇 New or Update Event。

2. 連結你的Google行事曆帳號

3. 設定測試案例

步驟二: 尋找在Notion database 要更新的是哪個待辦事項

在這個步驟，我們要讓Zapier知道，若Google行事曆有更新時，要怎麼在Notion找到哪個待辦事項需要更新。而在「一、新增Google行事曆」所設定的html link就是連接雙邊行事曆的關鍵。

1. 選擇Notion，並選擇Find database item (尋找在Notion database 要更新的內容)

2. 連結你的Notion帳號和database

3. 以Google行事曆連結為唯一碼，確認要更新的內容

• 若你的行事曆有更新，活動名稱、時間、內容都有可能改變。因此，僅有html link能當作唯一確認值，讓系統知道你更新的google活動內容，要傳到Notion的既有的哪條待辦事項中

4. 測試api設定，是否能成功找到Notion的內容

步驟三: 更新Notion待辦事項

1. 點選+ 新增觸發情境。選擇Notion，並點選 Update database item

2. 連結你的Notion帳號

3. 選擇要同步資料的database，將item設定為Notion ID，選擇並設定你要更新的內容

• 在item的欄位，請選擇Custom —> ID
• 通常在行事曆會更新的內容，不外乎是標題、時間和內容。因此，我只會更新這3個項目，其他則保持原樣 (EX. 下圖優先順序、完成和G行事曆連結 為空值，則代表不需更新)

4. 測試並開啟API，就大功告成了!

• 舉例來說，我將活動名稱改成 Notion api test4 (原本是3)，時間從10:15~11:15 調整到 下午1:00~5:00，這時Notion原本的行事曆，便會跟著更新

三、Notion API - 利用Zapier，同步「刪除」的Google行事曆活動到Notion

• 目的: 若Google行事曆有刪除的活動，會直接同步到Notion待辦清單中，通知刪除的資訊

• 流程: 設定Google行事曆的觸發條件 —> 找到當初在Notion創建的待辦事項 —> 設定Notion需更新資訊的內容

  整體流程與「更新」的設定差不多

步驟一: 選擇你要同步的app - Google 行事曆，並設定觸發同步的動作與內容。

1. 選擇 Google行事曆，選擇 Event Cancelled。

2. 連結你的Google行事曆帳號

3. 設定測試案例

步驟二: 尋找在Notion database 要更新的是哪個待辦事項

1. 選擇Notion，並選擇Find database item (尋找在Notion database 要更新的內容)

2. 連結你的Notion帳號和database

3. 以Google行事曆連結為唯一碼，確認要更新的內容

4. 測試API設定，是否能成功找到Notion的內容

步驟三: 更新Notion待辦事項

1. 點選+新增觸發情境。選擇Notion，並點選Update database item

• 因Zapier只有create, update 或find database這3個動作，並沒有「刪除」的選項。因此當Google行事曆上有刪除的活動，沒辦法直接透過API在Notion待辦清單中刪除。但可以透過「更新」的方式，幫助該活動已經被刪除了。

2. 連結你的Notion帳號

3. 選擇要同步資料的database，將item設定為Notion ID，選擇並設定你要更新的內容

• 我會直接在活動名稱最前方，加上[刪除]的文字，來標示此活動已經被刪除
• 你也可以將活動在打勾方框中標記「完成」，幫助你好辨認

4. 測試並開啟API，就設定完成了!

• 回到Notion頁面上，完本活動名稱會變成 [刪除] Notion API test4，而最前方的打勾方框也標示已完成

我承認，設定這個API的過程真的滿冗長的!

不過，只要花30分鐘，設定好一次之後，接下來你就再也不需要重複輸入Google資料與Notion待辦清單了!

長遠看下來，應該也是節省了不少時間，CP值還滿高的!

你覺得呢? 
有興趣的話，就一起動手來玩玩看吧!

Notion API 系列文章 快速連結: 

1. 你今天NOTION API了嗎? API是什麼、好處與應用，一次講給你聽!

2. 簡單三步驟，開啟NOTION API大門! 成功與ZAPIER & AUTOMA.IO接上線

3. 同步GOOGLE日曆與NOTION，打造完美行事曆